Chargé(e) d'Evénementiel

Chargé(e) d’Evénementiel

Dans le cadre de son développement la CFE CGC Orange recherche sa ou son chargé(e) d’événementiel.

Cadre de la mission :

• Assurer la gestion des inscriptions à l’événement et le rapprochement budgétaire en écho avec le devis du prestataire
• Etre l’interlocuteur avec le service comptabilité de la CFE CGC Orange pour l’établissement du règlement final.
• Préparer les formulaires d’inscription à l’événement en conformité avec les accords commerciaux et les règles actualisées
• Avoir une présence active lors des événements pour en assurer la réussite
• Préparer le bilan annuel avec la ou le responsable du Pôle Evénementiel
• Représenter le Pôle en cas d’absence de la ou du responsable
• Etre force de proposition pour les animations

Focus activité séminaires nationaux :

En interne :

• Participation à la coordination en interne des différents contributeurs :

> logistique : matériel (livraison, stockage), reprographie (badges), …

> comptabilité : interface devis et factures.

       -      Gestion et suivi budgétaire 

       -       Etre garant(e) du respect du règlement interne séminaires  nationaux et des modalités de prise en charge

               financière des participants, de la conformité  comptable de la facturation globale du séminaire, gestion et

               suivi des impayés post séminaire

       -      Gestion et suivi des inscriptions :

               > analyse des inscriptions, traitement des inscriptions en anomalie (cf. règlement + process de

               prise en charge financière) : travail quotidien en binôme avec la personne en charge de la constitution du 

               fichier des inscrits (traitement des anomalies, modifications / suppressions d’inscription, mise en conformité        

               comptable des prestations, gestion liste d’attente)

               > traitement des mails et des appels téléphoniques (réponse aux participants, demande d’infos

               complémentaires à l’inscription du participant, …)

Compétences requises :

• Rigueur et organisation
• Capacités d’analyse
• Forte réactivité
• Qualités relationnelles
• Grande disponibilité (amplitude horaire élargie) : un séminaire demande 2 mois de travail en amont ; durant les séminaires le poste nécessite d’être sur place dès la veille (dès le dimanche après-midi) et jusqu’au terme de l’événement, en soirée pour les Grands Débats
• Sens du travail en équipe et en transverse
• Résistance au stress
• Respect de la confidentialité des données